Como Empresario, ¿Realmente Necesito un Software para mi Empresa?
Cuando hablamos de software de gestión, o un ERP, muchos empresarios pueden tener aún, a pesar de la luz de la evidencia y los testigos, un poco de reservas y cosquillas con este tema, pero… ¿por qué? Bueno, es una evolución en proceso ¿no? Ningún cambio ha sido sencillo, y la adopción de software no es la excepción.
A pesar de la gran cantidad de temas para disertar al respecto, considero que lo más importante, para iniciar, sea tu empresa una PYME o gran empresa, es necesario primero, entender el ¿por qué lo necesito?, digo, ¿para que necesito un programa donde escribir el nombre de mis clientes?, ¿para que necesito un programa que haga una bonita factura si escrita a mano da igual?, ¿Un software que me diga cuanto producto tengo y cuando debo comprar más?
En realidad, tenemos clientes que antes que todo, debieron entender la verdadera importancia del software y, del ¿por qué? Es indispensable a partir de cierto punto del ciclo de vida del negocio.
El software, simplemente, debe
conocerse y definirse en el negocio, como una inversión, ¡y no es para menos!
Como empresa, hemos coleccionado historias de éxito de algunos de nuestros clientes, que, usualmente terminan en: “Mis ganancias realmente han aumentado”, de hecho, más de alguno, de los fieles detractores del uso e inversión en software, alguna vez, nos preguntó ¿Por qué ahora vendo más?, o ¿Por qué ahora mi flujo de caja mejoró?
Seguramente hablaremos del porqué, el software realmente puede mejorar y cambiar de manera positiva tu negocio.
En esta columna, no hablaremos sobre cuanto debes gastar en un software, hablaremos sobre las variables que te dirán si es hora de buscarte un software ¡Apropiado! Porque, una pequeña tienda de barrio no necesita un software al estilo SAP Y una empresa con altas ganancias, mucha facturación y clientes, habrá dejado obsoleto a Excel (aunque parezca la mejor herramienta del mundo).
Software ¡Apropiado y Soporte!, porque, tal cual un motor, el software también necesita mantenimiento preventivo y correctivo.
Nacido de nuestras experiencias con nuestros clientes en Bitsis, hemos identificado 7 preguntas que, como empresario, puedes hacerte sobre tu negocio. La respuesta a estas preguntas, te dirán si estás próximo a requerir un software o… hace mucho que lo necesitas.
Algunas señales que dirán si tu negocio necesita un software apropiado ¡Urgentemente!
1. ¿Vendes mucho pero no ves las ganancias?
Para nosotros en Bitsis, esto ha sido pan de cada día; empresarios que han confiado el manejo de las finanzas a una simple calculadora y algunas celdas en una hoja de cálculo. Si tu empresa se encuentra en un punto en donde crees estar perdiendo el control sobre el dinero que entra y sale, lo más probable es que desde hace mucho tiempo, hayas tenido la necesidad de un software de facturación y de control de inventarios.
2. ¿Tienes posibles fugas de dinero?
“El Software nunca miente” y si bien, el Software es manejado por personas, y como todos, cometen errores, un software ADECUADO, te dará la ventaja de poder encontrar este tipo de errores, gracias a un log, donde todas las actividades dentro del software están almacenadas… esto podría ayudar a filtrar un poco las actividades de tus empleados ¿no? Normalmente, esto va más encaminado a temas más subjetivos como la confianza hacia tus empleados y su lealtad.
3. ¿Tu inventario nunca cuadra?
Cuando una empresa ha alcanzado cierto nivel de crecimiento, el cuál es difícil homologar dados los diferentes giros de negocio; el manejo de un inventario notablemente grande, se vuelve totalmente imposible sin una herramienta apropiada para el manejo de las entradas y salidas de una bodega.
Debemos estar conscientes, que cada producto dentro de tu bodega, tiene diferentes costos asociados como el costo mismo del producto, transporte, almacenamiento y el vital… ¡Costo de oportunidad!, recuerda que tus clientes volverán antes por el servicio que prestes que, por la calidad de tus productos, y no encontrar el producto que tu cliente busca (aunque esté escondido en alguna esquina de tu bodega), es un mal servicio.
4. ¿Has recibido una notificación de la SAT?
Las nuevas tendencias tecnológicas y mejora continua de procesos, ha colocado a todos los empresarios, en una situación obligada, dado el nuevo Régimen de facturación electrónica en línea (FEL)
Para poder emitir facturas
electrónicas avaladas por la SAT, necesitas un software de facturación, con la
capacidad de conectarse con los certificadores intermediarios y privados de la
SAT. Este procedimiento requiere la mano de expertos y es un servicio que
Bitsis, S.A. Brinda como asesoría, entre su variedad de productos y servicios.
5. ¿No tienes acceso fácil a información y datos sobre tu negocio?
Tener la información de tu empresa al alcance de un clic te provee ventajas que seguramente no necesito recordarte, pero, todos nuestros clientes, han comprendido en algún momento que, la información te da poder, la información veraz y oportuna, puede cambiar las decisiones y el rumbo de tu empresa ágilmente.
No puedes darte el lujo de trabajar con base en información inexacta, o fuera de tiempo… El mundo cambia más rápido de lo que podemos percibir y, necesitas estar alerta de todo lo que, en tu empresa, No hay mejor manera para esto, que las facilidades que el software apropiado para tu operación te proveerá, como la magnífica herramienta que es.
6. ¿La contabilidad tiene problemas, inconsistencias y se dificulta?
Muy a menudo, algunos de nuestros clientes, han visto la necesidad de un software de gestión cuando los problemas con la contabilidad comienzan, y todos sabemos a dónde puede llevar un problema de este tipo a una empresa… ¡o a su dueño! puedes quebrar por problemas relacionados a la contabilidad… ¿por qué habrías de arriesgarte?
Si tu personal factura a mano y
pasan tiempo tratando de llevar un registro manual de las operaciones de tu
empresa, probablemente sea necesario considerar el tiempo y recurso humano
invertido en los procesos que un ERP apropiado para tu negocio puede ¡hacer en
milisegundos!
7. ¿Tu atención al cliente ha declinado?
En términos de Software, la integración de procesos es tan importante, que tu empresa, literalmente, puede depender de ello. Si tienes problemas entre lo que una hoja de papel dice de tu inventario, contra lo que realmente tienes… el servicio que le brindas a tus clientes, seguramente fallará.
Es imposible gestionar tus clientes, ventas y tu inventario de manera separada, esto, solamente hará ver mal a tu negocio.
Un sistema ERP adaptado a tus operaciones, permitirá que todos los departamentos accedan a información actualizada y en tiempo real, lo cual repercutirá en tu imagen y el servicio que estás ofreciendo.
El verdadero apoyo para el crecimiento de tu empresa
En este punto, estamos hablando de
hacerte crecer, es por eso que, desde el inicio, ¡el software es llamado una
inversión y no un gasto! Si el software apropiado te permite tener información
correcta y oportuna, además de reducir los tiempos de los procesos que tus
empleados realizan… tus operaciones y, por ende, tus ganancias, crecerán.
¿Y qué decir de una correcta contabilidad, un excelente servicio al cliente (gracias al CRM y un excelente inventario de productos), o del cumplimento legal ante la SAT?
Estamos seguros que el mercado guatemalteco, está caminando rumbo a la modernización y confiamos en que los pequeños y medianos empresarios puedan adoptar pronto, una postura más abierta hacia la implementación y los beneficios de un software de gestión.
En Bitsis, S.A., contamos con expertos altamente calificados en desarrollo de software, y la implementación en cada uno de los diferentes giros de negocio, que, requiera de nuestros productos y servicios.
¡Bitsis, S.A., es tu mejor opción para trabajar con expertos, que tratarán tu empresa con el mismo esfuerzo que un emprendedor!